Một số lưu ý khi tổ chức hội thảo mà doanh nghiệp nên biết
Bạn có thể tham khảo thêm:
- [Mách bạn] Cách tổ chức lễ kỷ niệm ấn tượng, chuyên nghiệp
- [ Tất Tần Tật ] về tổ chức hội nghị khách hàng
Một số lưu ý khi tổ chức hội thảo mà doanh nghiệp nên biết
Việc tổ chức sự kiện hội thảo, hội nghị không quá phức tạp nhưng yêu cầu người tổ chức hoặc đơn vị tổ chức phải có sự chuẩn bị kỹ lưỡng và lên kế hoạch chi tiết. Dưới đây là một số những điều lưu ý khi tổ chức hội thảo mà doanh nghiệp nên biết:
- Chọn địa điểm tổ chức sự kiện hội thảo phù hợp
Trong quá trình lựa chọn địa điểm tổ chức bạn chú ý nên tìm hiểu chi tiết về các tiện ích của địa điểm, mất phí hay miễn phí để từ đó bạn lập được kế hoạch về kinh phí thích hợp. Ngoài ra, bạn cũng nên có sự chuẩn bị thiết bị cho sự kiện nhằm đảm bảo sự kiện luôn được diễn ra một cách thuận lợi, suôn sẻ và không bị ngắt quãng. Tùy thuộc vào số lượng khách mời và nội dung của sự kiện mà bạn nên lựa chọn địa điểm tổ chức phù hợp. Thường thì với những hội thảo với quy mô lớn mà số lượng khách mời đông thì nên tổ chức ở trung tâm hội nghị hoặc khách sạn. Với những hội nghị nhỏ thì nên chọn những địa điểm nhỏ hơn để tạo được không khí cởi mở và thân thiện.
Có thể nói rằng việc lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện là một yếu tố quan trọng mà bạn phải lưu ý trong quá trình chuẩn bị. Nên nhớ rằng không gian tại địa điểm tổ chức luôn đảm bảo đáp ứng được quy mô hội thảo, không được quá lớn hay quá nhỏ để tránh làm ảnh hưởng đến không khí hội thảo.
- Chương trình phải lên được chủ đề cụ thể
Cho dù bạn thuê công ty hay đơn vị tổ chức sự kiện thực hiện thì chủ đề của chương trình phải được lên kế hoạch từ trước và đảm bảo về sự ấn tượng, ý nghĩa của chủ đề nhằm thu hút mọi người. Nên nhớ rằng bài viết cần súc tích, ngắn gọn và có tính khái quát để đưa ra những vấn đề liên quan đến buổi thảo luận, tránh lạc hướng chủ đề của hội thảo.
Nên nhớ mỗi chương trình cần phải có chủ đề thống nhất nó là linh hồn của sự kiện mà còn là yếu tố quan trọng khi tổ chức hội nghị, hội thảo. Đây cũng chính là mục đích mà khách mời tham dự của bạn hướng đến buổi sự kiện này.
- Thực hiện quảng bá cho hội thảo
Cho dù sự kiện được chuẩn bị chuyên nghiệp, kỹ lưỡng nhưng nếu không có khách mời tham dự thì vẫn uổng công. Khách mời là yếu tố quan trọng chính vì thế mà việc quảng bá là hết sức cần thiết. Thông qua những hình thức quảng bá như: các kênh truyền thông báo chí, mạng xã hội, sử dụng email… mà không phải mất chi phi.
Với những sự kiện mà có phí tham dự ở mức độ cao thì bạn có thể áp dụng hình thức gọi điện thoại mời họ tham dự. Ngoài ra, bạn cũng nên cân nhắc đến thời gian quảng bá sự kiện buổi tổ chức hội nghị sao cho thích hợp để không quá sớm nhưng cũng không quá muộn.
- Làm việc với người diễn ra, phát ngôn
Trước khi lên kế hoạch cho một buổi hội thảo thì bạn cần lưu ý nên làm việc trước với diễn giả hoặc nhà phát ngôn của buổi hội thảo. Hơn nữa, việc công bố tên hay chức danh của diễn giả là hết sức quan trọng, những thông tin này được công bố rõ ràng sẽ giúp buổi hội thảo của bạn nhận được nhiều quan tâm. Và điều này cũng thống nhất được về nội dung của buổi nói chuyện, thời gian diễn giả trình bày, để từ đó sự kiện của bạn sẽ diễn ra đúng thời gian và không bị kéo dài.
- Lấy thông tin khách tham dự
Mục đích của việc tổ chức hội thảo đó là nhằm tăng cường mối quan hệ với khách hàng hiện tại và tìm kiếm lượng khách hàng mới. Hơn nữa, việc lấy thông tin của người tham dự sẽ góp phần thúc đẩy hoạt động diễn ra được hiệu quả nhất. Bạn có thể lựa chọn một số hình thức lấy thông tin như: đăng ký nhận email, điền form online,...
- Lên kế hoạch tổ chức hội thảo
Hãy lên kế hoạch tổ chức sự kiện hội nghị hội thảo chi tiết bao gồm:
-
Mục đích và mục tiêu cần đạt được của buổi hội thảo
-
Nội dung chính của hội thảo
-
Địa điểm và thời gian hội thảo
-
Kinh phí dự trù cho việc tổ chức hội thảo
-
Đơn vị tổ chức sự kiện
-
Lên danh sách khách mời
-
Chương trình của hội thảo
Trên đây là một số những lưu ý cơ bản của buổi tổ chức hội thảo để giúp bạn có sự chuẩn bị chuyên nghiệp, giúp cho buổi sự kiện diễn ra thành công, tốt đẹp. Hoặc bạn có thể liên hệ với Ssevent - đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp tại Hà Nội để được tư vấn và đưa ra lời khuyên hữu ích cho chương trình.