BLOG

Nguyên tắc tra cứu hóa đơn điện tử DN cần nắm rõ thực hiện

taimkttss 28.03.2024
4 người theo dõi 20 bình luận 489 bài chia sẻ

Tra cứu hóa đơn điện tử đã và đang đóng góp một vai trò quan trọng trong việc đảm bảo quá trình triển khai và sử dụng hóa đơn điện tử được diễn ra một cách suôn sẻ và hiệu quả. Trong bài viết trước hoadonvat đã từng đề cập đến vấn đề này. Tuy nhiên trong bài viết này sẽ đề cập chuyên sâu hơn đến việc tra cứu từng loại hóa đơn điện tử bao gồm 2 loại chính là hóa đơn điện tử có mã xác thực và không có mã xác thực. Hãy cùng tìm hiểu trong bài viết dưới đây nhé.

Nguyên tắc tra cứu hóa đơn điện tử

Có 5 Nguyên tắc mà doanh nghiệp cần phải nắm rõ trong quá trình tra cứu hóa đơn cụ thể:

Tại tại điều 28 Nghị định 119/2018/NĐ-CP ban hành ngày 12/09/2018 của Chính phủ về hóa đơn điện tử có Quy định.

Doanh nghiệp người tra cứu hóa đơn truy cập vào trang website Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế để thực hiện các bước tra cứu hóa đơn điện tử.

Tổng cục Thuế thực hiện công khai các trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử bất hợp pháp, sử dụng bất hợp pháp hóa đơn điện tử trên website để các doanh nghiệp, cá nhân có thể tra cứu.

Để tra cứu thông tin hóa đơn điện tử, cá nhân, doanh nghiệp tra cứu sẽ phải nhập đầy đủ thông tin yêu cầu về hóa đơn điện tử trên kênh tra cứu của Tổng cục Thuế.

Các cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền có nhu cầu tra cứu thông tin về tình hình quản lý, sử dụng hóa đơn điện tử của người bán là tổ chức, cá nhân kinh doanh thì cơ quan Thuế có trách nhiệm cung cấp thông tin hóa đơn điện tử cho các cơ quan, người có thẩm quyền có liên quan.

Tổng cục Thuế có trách nhiệm xây dựng hệ thống cung cấp thông tin tự động.

Hướng dẫn thực hiện tra cứu hóa đơn điện tử trên trang Tổng cục Thuế

  • Để tra cứu hóa đơn điện tử có 2 cách được nhiều cá nhân và doanh nghiệp thường sử dụng
  • Khách hàng có thể tra cứu ngay trên website tra cứu của đơn vị phát hành hóa đơn hóa điện tử và nhận được chi tiết hóa đơn.
  • Ví dụ đối với khách hàng đã và đang sử dụng hóa đơn điện tử Thái sơn có thể tra cứu dễ dàng tại: https://einvoice.vn/tra-cuu. Khách hàng sẽ được hướng dẫn cụ thể các bước thực hiện thuận tiên và nhanh chóng
  • Cá nhân, doanh nghiệp cũng có thể tra cứu hóa đơn điện tử trên website của Tổng cục Thuế. Tại đây bạn có thể tra cứu hóa đơn, biên lai, chứng từ, Thuế hỗ trợ cho người nộp thuế và các tổ chức, cá nhân. Nhiệm vụ của bạn là chọn đúng mục cần tra cứu.

Đối với tra cứu hóa đơn điện tử, người sử dụng hóa đơn sẽ có 2 cách thức để tra cứu hóa đơn là hóa đơn có mã của cơ quan thuế và hóa đơn không có mã của cơ quan Thuế. Với mỗi trường hợp sẽ có một cách thức tra cứu riêng cụ thể như sau:

TH1: Tra cứu hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế

Bước 1: Truy cập theo đường dẫn http://www.tracuuhoadon.gdt.gov.vn > đây là Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế

Bước 2: Chọn <Thông tin hóa đơn, Biên lai> chọn tiếp <Hóa đơn> sau đó bạn chọn <Tra cứu một hóa đơn> hoặc <Tra cứu nhiều hóa đơn>

Bước 3: Bạn điền đầy đủ các thông tin theo yêu cầu, các trường thông tin có dấu (*) là trường thông tin bắt buộc phải điền gồm có:

  • Mã số thuế
  • Mẫu số
  • Ký hiệu hóa đơn
  • Số hóa đơn
  • Mã xác thực

Sau đó bạn nhấn <Tìm kiếm>

Bước 4: Nhận kết quả tra cứu hóa đơn điện tử trả về

Hóa đơn điện tử có kết quả tra cứu trả về đầy đủ Thông tin người bán hàng hóa dịch vụ và Thông tin hóa đơn là hóa đơn hợp lệ.

Kết quả trả về thiếu một trong hai trường thông tin trên thì có thể là do bên bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ chưa thông báo phát hành hóa đơn hoặc đang thông báo phát hành nhưng thông tin chưa được cập nhật lên Cổng thông tin của Tổng cục Thuế.

TH2: Tra cứu hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế

Bước 1: Truy cập vào website tracuuhoadon.gdt.gov.vn

Bước 2: Trên bảng thông báo bạn Chọn <Hóa đơn có mã xác thực> sau đó bạn chọn <Xác minh hóa đơn>

Bước 3: Bạn điền đầy đủ các thông tin yêu cầu, (*) là trường bắt buộc bao gồm:

  • Số hóa đơn xác thực
  • Mã xác thực
  • Mã kiểm tra

Bước 4: Nhận kết quả tra cứu hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế trả về

Trường thông tin <Trạng thái hóa đơn> hiển thị trong kết quả trả về sẽ cho biết hóa đơn điện tử có mã xác thực đó có hợp lệ hay không. Các trạng thái hóa đơn dưới đây cho biết hóa đơn điện tử có giá trị pháp lý:

  • Là Hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn xác thực số xxxxxxxxx
  • Là hóa đơn thay thế cho hóa đơn xác thực số xxxxxxxxx
  • Là hóa đơn bị điều chỉnh bởi hóa đơn xác thực số xxxxxxxxx

Các trạng thái hóa đơn dưới đây cho biết hóa đơn điện tử không có giá trị pháp lý:

  • Hóa đơn đã bị thay thế bởi hóa đơn xác thực số xxxxxxxxxxxx ngày….
  • Hóa đơn bị xóa bỏ bới hóa đơn xác thực số xxxxxxxxxxxx ngày…/…/…
  • Là hóa đơn xóa bỏ cho hóa đơn xác thực số xxxxxxxxxxxx

Trên đây là các bước cụ thể giúp các tổ chức doanh nghiệp có nhu cầu tra cứu hóa đơn, kiểm tra tính hợp pháp của hóa đơn điện tử. Hi vọng bài viết trên đã mang lại cho bạn những kiến thức hữu ích nhất giúp bạn tra cứu hóa đơn một cách nhanh chóng và thuận tiện nhất.

Cảm ơn bạn đã theo dõi bài viết này.

+


1 Bình luận
Website liên kết