BLOG

Bí quyết quản lý thời gian hiệu quả

thanhmedia 22.10.2021
4 người theo dõi 2 bình luận 10 bài chia sẻ

Quỹ thời gian là bất biến, vì vậy mỗi chúng ta cần phải biết cách quản lý nó một cách hợp lý nhất, người biết quản lý thời gian tốt sẽ nhanh chóng thành công, ngược lại người không biết cách quản lý thời gian sẽ trở thành nô lệ của thời gian. Quản lý thời gian có nghĩa là kiểm soát tốt hơn cách bạn sử dụng thời gian và đưa ra cách sử dụng sáng suốt về cách bạn sử dụng nó.

Giá trị của thời gian

Để biết giá trị của một năm hãy hỏi sinh viên vừa thi trượt năm cuối, để biết giá trị của một tháng hãy hỏi một người mẹ sinh em bé thiếu tháng, để biết giá trị của một tuần hãy hỏi chủ bút của một tuần báo. Để biết giá trị của một giờ hãy hỏi những người yêu đang chờ đợi gặp nhau, để biết giá trị của một phút hãy hỏi người vừa lỡ chuyến tàu, để biết giá trị của một giây hãy hỏi người vừa thoát chết trong một gang tơ kẽ tóc, để biết giá trị của 1/1000 giây hãy hỏi người vừa nhận được huy chương bạc của cuộc thi Olympic. Trong cuộc sống này, đã bao lần bạn ước ao thời gian được quay trở lại.

“Thời gian không chờ đợi ai.” – Folklore

Thời gian là một đại lượng tương đối, không ai có thể nắm giữ hoặc làm ngưng chậm, tua nhanh thời gian trong cuộc sống hiện đại. Chính vì thế, thời gian là tự do, không ai có thể quay ngược lại thời gian để làm một việc gì đó, thời gian trôi qua đi không thể nào lấy lại được. Trong các nguồn lực của mỗi người, thời gian là nguồn lực không thể tái tạo lại.

Hiểu được giá trị của thời gian, nhưng trên thực tế rất ít người sử dụng thời gian có hiệu quả. Dưới đây là những nguyên nhân phổ biến làm tổn hao thời gian của bạn. Cùng mình điểm qua nhé!

Những nguyên nhân gây lãng phí thời gian

Quỹ thời gian của mỗi người là như nhau, vấn đề không phải là chúng ta có bao nhiêu thời gian để hoàn thành công việc mà ở chỗ chúng ta sử dụng hiệu quả bao nhiêu phần trăm thời gian mà chúng ta có. Liệu chúng ta đã để ý những “kẻ đánh cắp thời gian của mình”?

Kẻ đánh cắp số 1: Không biết nói “Không”

Nhiều người trong chúng ta thường không biết từ chối cách nói ‘Không” như thế nào vì sợ làm mất lòng người khác hay sợ sự e dè không hiểu ý này, không biết làm việc nọ.

Giải pháp của bạn:

  • Tìm cách nói không một cách lịch sự
  • Hãy bắt đầu nói không với các đề nghị nhỏ
  • Nói không khi việc chẳng quan trọng lắm
  • Nói không khi chẳng phải trách nhiệm của bạn
  • Hãy hỏi ‘Có ai đó làm được việc đó không”?

Kẻ đánh cắp số 2: Nói lâu trên điện thoại

Bạn nói chuyện điện thoại là bao lâu, thời gian cần thiết là bao lâu. Thực tế khi nói chuyện điện thoại, có nhiều chuyện phát sinh và chúng ta bị cuốn theo bởi nhiều câu chuyện dài lê thê

Giải pháp của bạn:

  • Phân biệt chuyện phiếm với công việc
  • Sắp xếp các ý tưởng cần bàn
  • Học cách dừng cuộc điện thoại
  • Lấy ống nghe ra khỏi máy

Kẻ đánh cắp số 3: Bận rộn vì khách đến thăm và nói chuyện quá lâu

Trong công việc và cuộc sống chúng ta phải dành thời gian cho khách, tiếp khách là chuyện bình thường. Tuy nhiên ít ai biết rằng, việc không quản lý thời gian dành cho khách là một trong những nguyên nhân lấy mất thời gian của ta

Giải pháp của bạn:

  • Dự tính trước thời gian dành cho khách
  • Lắng nghe cẩn thận
  • Không ngắt lời giữa chừng
  • Vào thẳng vấn đề và nói không khi cần thiết
  • Làm chủ tình hình và không tỏ vẻ bối rối
  • Làm tiếp công việc dở dang sau khi bị gián đoạn

Kẻ đánh cắp số 4: Văn phòng bừa bộn

Văn phòng bừa bộn là một trong những nguyên nhân gây lãng phí thời gian vì nếu các đồ vật trên bàn vứt lung tung, bạn sẽ mất công đi tìm chúng, thời gian lãng phí đó nên dành cho những việc có ích hơn.

Giải pháp của bạn:

  • Hồ sơ sắp xếp hợp lý
  • Chỉ định chỗ cho từng vật dụng
  • Để mọi thứ cần thiết trong tầm tay
  • Chỉ để thứ cần dùng trên bàn
  • Tìm cho bạn cách quản lý phù hợp

Kẻ đánh cắp số 5: Dời việc lại

Nhất là khi chúng ta không có hứng thú hoặc công việc không cần kíp, chúng ta thường cho rằng, lúc khác làm cũng được, không làm ngay cũng không sao, nhưng lúc cần có việc đột xuất bạn lại rơi vào tình thế bị động vì chưa làm

Giải pháp của bạn:

  • Làm ngay khi có thể
  • Làm việc quan trọng trước
  • Làm từng chút một
  • Tự nhắc nhở mục đích đề ra
  • Đặt giờ “bắt đầu” và giờ kết thúc”

Kẻ đánh cắp số 6: Tính cầu toàn

Là con người ai cũng thích tính cầu toàn, làm cái gì cũng thật hoàn hảo, nhiều người lo lắng vì mình đã làm tốt chưa liệu có sai sót nào không. Thậm chí họ dành quá nhiều thời gian cho những việc nhỏ không quá quan trọng

Giải pháp của bạn:

  • Sắp xếp ưu tiên cho từng việc
  • Đừng mất thời gian cho việc thứ yếu
  • Ghi nhớ toàn cảnh
  • Không để phân tâm vì những việc lặt vặt
  • Hãy tin cậy giao việc cho người khác
  • Thói quen sử dụng thời gian hiệu quả


Thứ tự ưu tiên thời gian thực hiện:

  • Làm cái thích trước, cái không thích làm sau
  • Làm cái biết cách làm trước
  • Làm cái dễ làm trước
  • Làm cái tốn nhiều thời gian trước
  • Làm cái có sẵn nguồn lực trước


Việc tạo dựng một thói quen mới hay thay đổi thói quen là một điều không hề đơn giản. Để hạn chế sự lãng phí thời gian nên nên lựa chọn những thói quen sử dụng thời gian hợp lý. Hãy làm chủ thời gian, đừng để thời gian làm chủ bạn.

Các giai đoạn quản lý thời gian

Giai đoạn 1:

Cơ sở: Nhắc việc

Khuynh hướng: Theo dòng chảy

Cách làm: Sử dụng sổ tay liệt kê đầu việc hằng ngày

Kết quả: Không quên đầu việc, dồn việc sang ngày hôm sau, việc quan trọng là những việc trước mắt

Giai đoạn 2:

Cơ sở: Lập kế hoạch và chuẩn bị

Khuynh hướng: Trù hoạch tương lai

Công cụ: Hiện đại

Kết quả: Không quên đầu việc, có thời hạn bắt đầu và kết thúc cho mỗi việc và việc quan trọng là việc nằm trong lịch trình

Giai đoạn 3:

Cơ sở: Lập kế hoạch, ưu tiên hoá và kiểm soát

Khuynh hướng: Xác định giá trị ưu tiên

Công cụ: Lập kế hoạch, tổ chức ngày

Kết quả: Việc ưu tiên về thời gian được thực hiện

Quản lý thời gian hiện nay đã giải quyết được vấn đề làm thế nào để làm được nhiều việc hơn với ít thời gian hơn

Cân bằng thời gian hiệu quả

Nguyên tắc, công cụ quản lý thời gian biểu

Để sử dụng thời gian biểu của mình một cách tốt nhất, trước hết, mỗi cá nhân phải nhận định năng lực làm việc của bản thân dựa trên phân tích những điểm mạnh, điểm yếu đối với công việc mình đang đảm nhiệm

  • Đọc có chọn lọc
  • Liệt kê công việc cần thực hiện trong ngày
  • Ưu tiên hoá các công việc
  • Ngăn nắp
  • Làm nhiều việc không quan trọng cùng một lúc
  • Có các công việc nhẹ nhàng xen kẽ
  • Chia nhỏ các công việc lớn

Tiêu chí “đo đếm ngược” gắn liền với những con số cụ thể. Chữ “M” còn mang tính động viên (Motivation)

Hãy viết mục tiêu đó ra giấy, đặt trên bàn làm việc hay bất cứ chỗ nào mà ban có thể nhìn thấy hằng ngày. Đồng thời, lập kế hoạch chi tiết để thực hiện

Viết sơ đồ phân tích công việc hằng ngày

Cần làm trước, việc gì làm sau, việc gì là quan trọng

Phân biệt được công việc nào là khó

Biết cách quản lý thời gian hiệu quả để cân bằng cuộc sống

Nhìn nhận từ 2 khía cạnh, người quản lý và nhân viên

Quá trình hình thành, quy mô doanh nghiệp, ngành nghề kinh doanh

Phương pháp quản lý thời gian hiệu quả

Ma trận quản lý thời gian:

Hai thuộc tính quan trọng:

Quan trọng và Khẩn cấp

6 bước để quản lý thời gian hiệu quả

B1: Hãy lên kế hoạch và ước tính mỗi việc mình làm tốn bao nhiêu thời gian. Hãy liệt kê ra và đánh giá mức độ quan trọng theo thứ tự

B2: Chuẩn bị một danh mục khoảng 20 việc bạn làm trong ngày, ưu tiên những việc quan trọng sẽ làm trước. Và sau mỗi công việc hoàn thành, hãy bỏ ngay việc đó khỏi danh sách

B3: Đảm bảo những việc liệt kê đều cần thiết, còn nếu không cần thiết hãy loại bỏ nó ra khỏi danh sách ngay vì sẽ tiết kiệm thời gian cho bạn đấy.

B4: Những việc bạn làm có được sắp xếp theo hệ thống, hợp lý và khoa học không?

B5: Bạn có thể nhờ ai làm giúp mình việc gì không?

B6: Lên kế hoạch dự phòng

>>Xem thêm bài viết liên quan: Kỹ năng sắp xếp theo thứ tự ưu tiên

Kết luận:

Bánh xe thời gian vẫn cứ lăn mà không đợi chờ một người nào cả, chính vì vậy, mỗi chúng ta hãy biết cách cân bằng và tận dụng từng giây, từng phút của hiện tại để sống, học tập và làm việc sao cho hiệu quả nhất. Việc sử dụng thời gian một cách khôn ngoan và hợp lý là thể hiện một lối sống lành mạnh và bản lĩnh của một con người biết làm chủ bản thân. Vì vậy, “Đừng bao giờ để đến ngày mai những việc bạn có thể làm ngày hôm nay.” – Benjamin Franklin

0 Bình luận
  • Chưa có bình luận nào cho chủ đề này.
Website liên kết